Типовые модули корпоративного портала

Это ключевой модуль, ради которого делается портал и в котором функция внутренних коммуникаций должна раскрыться на 100%. Да, именно справочник, а не Новости или Блоги. Для обычных пользователей наличие удобного справочника — большая ценность, а если он доступен с телефона, то ценность возрастает до космической.

Поэтому правильным считается подход, при котором вы можете найти коллегу по любому атрибуту (ФИО, почта, телефон рабочий или личный, навыки, достижения, регион, номер рабочего места, руководитель). В профайле сотрудника должно быть много полей, а вы должны придумать как эти поля заполнить.

• ФИО можно утащить интеграцией с кадровой системы
• Фотографию нужно вытягивать с системы пропусков или проводить фотосессию
• Навыки можно дать заполнить самому тегами

Чем больше данных, тем лучше. Подумайте зараннее где вы их возьмете. В идеале поисковик должен сам переводить через автозамену djn nfrbt запросы в нормальный вид, а также понимать, что если вы ищите Алёну, но показать надо и всех Ален.

Личный кабинет сотрудника — это не только возможность собрать как можно больше сведений для поисковика портала, но ограниченное в правах доступа пространство (видно всем / видно только мне), которое можно использовать для вывода виджетов статусов работы по заявкам и проектам, дней календарного отпуска и календаря смен, зарплатных листоков и калькуляторов зарплаты, статуса оценки и назначенного обучения и тп.

Важно замотивировать сотрудников поддерживать актуальность данных личного профайла через шкалу заполненности профиля (укажите свои ключевые навыки и залейте фото, чтобы получить еще 5%).

Практически стандартом стало выводить в профайл личного кабинета и весь набор регалий сотрудника — все заработанные награды, стаж.

Профайл личного кабинета сотрудника для стороннего пользователя должно отвечать на вопросы:

• Какое место занимает сотрудник в системе
• Чем мне может быть полезно взаимодействие с коллегой по работе и за ее пределами
• Как и где с ним можно встретиться вживую, увидеть то, над чем он работает
• Как с ним можно связаться онлайн

Личный кабинет для владельца должен решать следующие задачи:

• Уведомить об отпуске и дать возможность сразу перейти к его формлению
• Узнать о назначенном обучении
• Просигнализировать о зонах развития после оценки
• Проинформировать коллег о своих навыках, которые помогут в планах сборки команд и развитии горизонтальной карьеры
• Уведомить коллег о замещении и замещающих, особых условиях работы и ограничениях рабочего графика
• Запланировать отчеты по текущим задачам

Пожалуй, это самый сложный блок для быстрой реализации, потому что:

• Мы в процессе перехода на новую структуру
• У нас Иванов работает в Краснодаре, а отвечает за Норильск
• А Петров сам себе заместитель на 0,3 ставки и еще директор в другой "дочке"
• Ну, это исторически так сложилось, что Рязанский филиал подчиняется Санкт-Петербургу
• Сидоров числится в отеделе учёта инженером, но работает дизайнером, потому что ставка была только в отделе учёта, а настоящий его руководитель на Кипре в PR-службе

В каждой компании хватает заморочек с организационной и территориальной структурой и чем больше компания становиться, тем больше эта коррозия хаоса мешает понимаю работы компании.

• Совет-максимум — попробуйте сделать нормальную понятную оргструктуру в первоисточнике до старта проекта. Это больно, страшно и муторно, но нужно.
• Совет попроще — создайте из исходных данных идеальную структуру на отдельном ресурсе и сгружайте ее оттуда на портал.
• Совет для ленивых — берите как есть, а потом удивленно кивайте на HR, когда Иванов найдет себя в трех ипостасях на портале.

Модуль должен отвечать на вопросы пользователя:

• Кто виноват и что делать
• Кто главный (в компании, городе, регионе, команде, подразделении)
• В каком месте (отделе, регионе) работают нужные мне специалисты под понятным названием (юристы, дизайнеры, водители)
• Кто мог бы заниматься таким ну чисто логически (нам поступило письмо о 10 международной конференции для архивариусов — где у нас такие люди работают)

С этим модулем всё просто — у вас должна быть возможность отследить ближайших именинников. Сообщения о приближающейся важной дате ваших коллег должны приходить автоматически, на остальных вы можете подписаться. Триггер почтового уведомления лучше настроить на 5 дней минимум.

Хорошо, если модуль позволит вам в моменте поздравить любого человека виртуальной открыткой, если вы узнали о его дне только из портального виджета.

Совсем здорово, если к виртуальной открытке можно будет прикрепить виртуальную валюту, потратить которую можно в корпоративном магазине.

А если у вас еще и сделан лист желаний в профиле сотрудника, по умолчанию доступный только коллегам, то у вас получилось сделать модуль на 10 из 10.

Обязательно на день рождения должно быть настроено событие персональной рассылки с поздравлением от компании. Это правило хорошего тона.

Один из лучших базовых модулей для проведения исследований был реализован в SharePoint, текущие решения для установки на серверах компании обычно очень дороги, а облачные не отвечают требованиям безопасности. Лучшими облачными решениями для вдохновения на составление технического задания можно назвать WebAsk и Opprosso.

Типовой модуль исследований позволяет не только проводить пульс-опросы, но и организаовывать викторины и квизы, имея в своем арсенале:

Ролевую модель:

- Возможность сделать опрос публичный, доступным по ссылке (непубличным), доступным только определенным пользователям и пользовательским группам
- Возможность скрыть от участника результаты опроса
- Возможность запретить проходит опрос более одного раза

Вопросы:

- Выбор одного (радио-кнопка)
- Выбор нескольких (чек-бокс)
- Шкала оценки от 1 до 5 (звезды)
- Шкала оценки от 1 до 5 (смайлы)
- Выпадающий список (для выбора одного из большого множества)
- Приветственный экран в начало
- Благодарственный экран в конец

Дополнения:

- Возможность прикрепить от 1 до 4 иллюстраций к вопросам Выбор одного, Выбор нескольких
- Визуализация статистики ответов
- Выгрузка в табличный вид и PDF
- Логические ветки И / ИЛИ для веток вопросов

 Два слова, одно решение — Elastic Search. Поиск должен быть полнотекстовым.

Признаки хорошей новостной ленты

- Рубрикатор
- Возможность отписаться от тем
- Возможность запинить новость
- Возможность взять в новостную ленту репост из блогов
- Кнопки шэринга
- Комменатрии и реакции
- Человеко-понятные урлы
- Легкое встраивание видео
- Оценка времени на прочтение в начале новости (исходя из объема)
- Рабочие теги <audio> и <video>
- Markdown
- Встраивание фреймов (youtube)
- Упоминание в новости сотрудников через @
- Хороший редактор дайджестов (типа readymag или сетка, у Bitrix такой есть)
- Автоматическая аудиоверсия лонгрида

Идеальный календарь учитывает часовые пояса, регион смотрящего (региональные праздники и мероприятия). Но если к идеальному календарю вы пока не готовы, используйте один корпоративный календарь с общими событиями и возможность на них записаться (рефренс - Timepad). По клику на событие открывается карточка мероприятия с указанием локации и условий, форма заявки на участие прикреплена к самоц карточке. Календарь синхронизируется с календарем Outlook.

Файлообмен неплохо реализован в многих решениях и базовыми функциями можно назвать:

- Общие папки подразделений
- Заливка и шэринг файла на челоека или группу (получат уведомления)
- Заливка с доступом по ссылке (можно под пароль)
- Возможность открыть популярные форматы документов в режиме оналйн-просмотра
- Возможность расшэрить файл на внешний контур

Модуль не сильно изменился за много лет и предполагает организованнное хранение видео и фото по следующим категориям:

- Папка
- Дата
- Автор
- Тег

Онлайн-просмотр в режиме слайдом обязателен.

- Markdown
- Комментарии и лайки/дизлайки
- Версионность
- Возможность подписаться на обновления страниц и разделов

Лучший вариант на рынке — Confluence
С небольшими допущениями сгодится из BookStack, MediaWiki, WikiJS, OpenProject

- Категории
- Лимит публикаций
- Премодерация в категориях
- Прикрепление фото

Корпоративные сервисы вчера:

- Заказ справок с портала в бухгалтерии
- Заказ на устранение неполадок в офисе
- Заказ канцелярии
- Ознакомление с меню столовой

Корпоративные сервисы сегодня:

- Получение справки без участия человека (как в цифровом банке)
- Возможность с мобильного телефона отправить фото и заявку в службу для устранения неполадок
- Получение канцелярии без заказа в специальной комнате ресурсов (да, портал не всегда нужен)
- Заказ еды ко времени с оплатой с корпоративного счета
- Вызов корпоративного такси без заявок. Сервис на доверии до превышения лимитов
- Доставка из корпоративного магазина в любую точку

Сразу решите готовы ли вы работать с анонимной обратной связью. Важно соблюдать обещание анонимности и если аноним не подписался, но форма раскроет его данные, а вы этим воспользуетесь — грош цена вашей форме обратной связи. Прием сообщений можно маршрутизировать в самой форме, позволив пользователю выбрать категорию вопроса (проблемы с порталом, сообщение для СБ, кадровый вопрос и тп)

Интегрируйте в модуль благодарностей категории (инновационность, сотрудничество, безопасность и тп) — это поможет выделить неформальных лидеров по ценностям компании. В одной благодарности надо дать возможность поблагодарить нескольких людей с одним сообщением — так вы закроете потребность официально благодарить команды проектов. Живую ленту благодарностей лучше всего вытащить виджетом на главную страницу портала (ориентир визуализации - лента Twitter).

Лучший вариант сделать раздел вакансий — не делать его на портале, а приучить сотрудников пользоваться вашим карьерным сайтом. Публикацию горячих вакансий всегда можно сделать через объяления и дайджесты. Для публикации горячих и внутренних вакансий подойдет минимальный стандартный функционал Объявлений, выделенный в отдельный блок.

Этот раздел вы будете менять очень часто и поэтому имеет смысл ознакомиться сотрудника только с самым важным:

- Полезными ссылками (от раздела История компании до ссылки на портал обучения)
- Советами для молодых специалистов - как быстро освоиться, как составить план адаптации и развития

Не лишним будет здесь же разместить рандомайзер клуба молодых сотрудников для организации Random Coffee и вообще дать ссылку на сообщество новичков.

Если у вас большое количество линейного персонала и текучка больше 10%, то стоит подумать о том, что автоматически по атрибуту даты приема и (или) создания учетки на портале в виджет Новых сотрудников будут попадать только офисные сотрудники с фильтром уровня должности.

Уделить особое внимание важным вехам усиления команды можно через специальные новостные выпуски, в виджет эту логику лучше не тащить.

Обязательны к реализации в модуле:

- Рубрикатор
- Версионность (дата обновления карточки)
- Лайки и дизлайки
- Комментарии
- Региональный фильтр (можно привязать к полю Город в профиле)